이사회의사록공증 없이 등기하면 생기는 일

이사회의사록공증 없이 등기하면 생기는 일

이사회의사록공증은 일정한 회사 등기 절차에서 필수적으로 요구되는 공증 절차로, 주주나 이사회 결의 사항이 진정하게 작성되었음을 공적으로 증명하는 과정이다. 상법과 상업등기규칙은 이러한 공증의무를 명확히 규정하고 있으며, 이를 소홀히 할 경우 법적으로 중대한 불이익이 따를 수 있다. 실제로 많은 법인들이 공증 없이 등기를 시도했다가 막대한 행정적, 재정적 손해를 입는 사례가 발생하고 있다. 이 글에서는 이사회의사록공증 없이 등기를 진행했을 때 발생할 수 있는 법적 문제, 필요서류, 절차 및 실무적 유의사항을 전문적으로 설명한다.

이사회의사록공증의 정의 및 법적 근거

이사회의사록공증은 이사회의 결의사항이 조작되지 않았고 실재하는지 여부를 제3자인 공증인이 확인하는 절차다. 이는 1인 주주회사이더라도 대표이사의 변경이나 정관 변경, 본점 이전 등 주요 등기 사항에 있어 일부 공증이 필요한 시점에 반드시 거쳐야 하는 과정이다.

상법 제391조 및 상업등기규칙 제38조 등에 따르면 이사회의사록공증은 이사회의결의가 필요한 특정 등기사항을 신청할 때 필수서류로 규정되어 있다. 특히 정관변경, 자본금 증자, 대표이사 선임 등은 이사회의사록공증이 포함되어야 등기 신청이 가능하다.

공증이 누락된 등기의 결과

공증이 이루어지지 않은 상태에서 등기를 신청하면 법원은 등기신청을 반려하거나 기각할 수 있다. 최초에 이를 모르고 등기부에 잘못 등재되었다 하더라도, 이는 추후 무효 및 불법 행위로 소급되어 책임을 져야 할 수 있다.

구체적인 문제점은 아래와 같다.

1. 등기 반려 또는 각하
   상업등기소는 제출서류 중 이사회의사록공증이 누락되었을 경우 등기 신청을 반려할 수 있다. 이 경우 등기를 새로 작성하고 다시 신청해야 하며, 신청비용 및 시간이 중복으로 소요된다.

2. 형사적 책임
   허위서류 제출에 의해 등기가 완료된 경우, 대표이사나 등기 신청 당사자는 형법상 공문서위조, 사문서위조, 허위공문서작성 등의 죄목이 적용될 여지도 있다.

3. 민사적 책임
   투자자나 거래처 등이 이사회의사록공증 없이 이루어진 등기를 신뢰하고 거래를 진행한 경우, 향후 분쟁 발생 시 손해배상 청구의 대상이 될 수 있다.

공증이 필요한 주요 이사회 결의사항

등기사항	공증 필요 여부
대표이사 선임	필수 (주로 비상장회사)
본점 이전	조건부 (관할 내 제외 시 필수)
정관변경	필수
자본금 증자	필수
신주발행 결의	필수

공증 절차 및 필요서류

이사회의사록공증을 받기 위해서는 다음과 같은 절차를 따라야 한다.

1. 이사회 개최
   이사회를 소집하여 필요한 의안을 상정하고 결의한다. 이때 정족수 및 의결정족수를 반드시 준수해야 한다.

2. 의사록 작성
   이사회의 결의 내용을 반영한 의사록을 작성한다. 의사록에는 회의일시, 장소, 출석이사, 상정안건, 의결사항 등이 포함되어야 한다.

3. 공증인 접수
   작성된 이사회의사록을 공증사무소에 제출하고, 공증인의 확인을 받아 공증을 진행한다. 이때 공증 수수료가 발생하며, 일정 금액 이상의 자본 증자 등은 별도 추가 수수료가 책정될 수 있다.

4. 법인등기 신청
   공증된 의사록을 포함한 서류를 첨부하여 등기소에 등기신청을 진행한다.

필요서류 목록

• 이사회의사록 원본
• 이사회의사록공증 공증문서
• 정관 사본
• 이사 및 대표이사 인감증명서
• 기존 등기사항증명서

실무적으로 유의할 점

1. 공증인의 인증을 받을 때 대표이사 본인 출석 요구 여부는 공증사무소마다 다를 수 있으므로 사전 문의가 필수적이다.

2. 의사록 내 기재사항이 불명확하거나 이사 인적사항 오기가 있을 경우 공증 거절이 발생할 수 있다. 완전하고 정확한 문서 준비가 필수적이다.

3. 공증 절차는 등기 신청일 이전에 마무리해야 하며, 효력 발생 시점을 기준으로 공증되지 않은 경우 소급적용이 불가하여 전체 등기 절차가 무효로 처리될 수 있다.

법리적 쟁점

대법원 판례는 이사회의사록공증의 누락된 등기는 원칙적으로 무효라는 입장을 견지하고 있다. 이사회 결의가 적법하게 이루어졌더라도, 그 결의를 증명할 수단이 공적 형식으로 공증되지 않았다면 등기의 효력이 제한된다는 것이다. 이는 상법상 주주 및 이해관계자의 신뢰 보호 필요성과 사기적 등기 방지를 위한 공증 제도의 취지에 기반하고 있다.

Q&A 섹션

Q. 모든 이사회결의에 대해 이사회의사록공증이 필요한가요?
A. 그렇지 않습니다. 일부 경미한 사안이나 상장회사 등의 경우는 공증 생략이 가능합니다. 하지만 대표이사 선임, 정관변경, 자본금 증자 등 주요 결의는 대부분 공증 대상입니다.

Q. 공증 없이 등기를 마쳤다면 무효인가요?
A. 경우에 따라 다르지만, 공증이 법적으로 필수였던 사항임에도 이를 누락했다면 등기 자체가 무효로 간주될 수 있으며 법적 책임을 지게 됩니다.

Q. 이사회의사록공증 비용은 얼마나 드나요?
A. 건당 수십만 원 내외이며, 결의 소재 내용이나 자산 규모에 따라 달라질 수 있습니다. 복잡한 사안은 공증 수수료가 높아질 수 있으므로 비용 미리 확인이 필요합니다.

Q. 공증받기 위해 필요한 시간은 얼마나 걸리나요?
A. 일반적으로 문서 준비 후 공증까지는 1~2일 이내가 소요됩니다. 다만, 공증사무소의 일정이나 서류 불비 시 시간이 지연될 수 있습니다.

마무리 조언

이사회의사록공증은 단순한 행정절차로 보일 수 있지만, 그 법적 효력은 매우 중요하다. 사소한 절차 누락이 향후 회사의 지속적인 운영에 큰 장애가 될 수 있으므로, 반드시 전문가의 조언을 받아 등기 절차를 진행하는 것이 바람직하다. 등기 단계에서 실수를 줄이기 위해서는 공증 요망 여부를 사전 체크리스트로 만들어 점검하는 것이 효과적이다. 공증이 필요한지 단정하기 어렵다면, 법무법인이나 등기전문가에게 자문을 구하는 것을 추천한다.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
📌주제와 관련된 도움이 될만한 글
✅📜 이사회의사록공증 필수 절차와 중요성
✅📜 송도법인설립 필수절차 놓치면 낭패
✅📜 법인목적추가 절차 몰라서 생긴 문제들